CENTRALIZED DATABASE-decentralized -distributed database

TUGAS UJIAN TENGAH SEMESTER SISTEM TERDISTRIBUSI

UTS SISTEM TERDISTRIBUSI

Dosen  : Andry Mulyono, S.Kom. MTI

Yang Mengerjakan :

Abdul Rohman

1157201301

(Sistem Informasi)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

MERCUSUAR

BEKASI

2014

SOAL :

1.      Apa yang dimaksud dengan Centralized Database ?

2.      Apa yang dimaksud dengan decentralized /distributed database tersebut ?

3.      Apa keuntungan dan kerugian dari kedua pendekatan database tersebut ?

JAWABAN :

1.      Centralized database, atau bisa dikatakan juga sebagai Database terpusat merupakan database pusat yang dapat menampung semua data organisasi pada komputer pusat seperti komputer mainframe atau server. Pengguna dalam organisasi dapat mengakses data dari PC mereka sendiri atau terminal.

Dalam centralized database, ada beberapa keuntungan dalam mengaplikasikan database terpusat ini, berikut beberapa keuntungannya antara lain :

a.       lebih mudah untuk mengatur, mengedit, update dan back-up data

b.      sedikit data duplikasi - data hanya dimasukkan sekali tapi dapat diakses oleh banyak pengguna

c.       integritas data - karena butuh data disimpan sekali data yang berbeda tidak lagi diadakan di database yang berbeda di berbagai departemen di seluruh organisasi

Pada intinya, centralized merupakan cara mudah dalam menyimpan data yang hanya terpusat pada satu PC saja, namun dapat di share atau di bagikan kepada semua pengguna.

Contoh penggunaan Centralized Database :

2.      Distributed Database adalah salah satu database logis/yang benar-benar memuat informasi yang tersebar di beberapa situs, dihubungkan oleh jaringan. Berperilaku seolah-olah satu database. Dalam kata lain, distribusi database merupakan cara menyampaikan data kepada semua elemen yang telah terhubung.

Database Desentralisasi adalah kelompok database independen spead di atas lokasi yang berbeda. Mereka tidak terhubung dan tidak berbagi update antara satu sama lain. Database ini hanya mementingkan data untuk sendirinya saja tanpa harus member informasi kapada database yang lain.

3.      Dalam sistem distribusi, pasti ada kelebihan dan kekurangan pada masing-masing sistem tersebut. Saya akan memcoba menuliskan beberapa kelebihan dan kekurangan pada sistem decentralized database dan distributed database.

Sebagai berikut :

 Kelebihan Desentalisasi:

1.       Database berada pada sebuah departemen yang saling berhubungan

2.       Perlindungan data berharga - jika ada pernah peristiwa bencana seperti kebakaran, semua data tidak akan berada di satu tempat, tapi didistribusikan di beberapa lokasi.

3.       Peningkatan kinerja - data yang terletak dekat lokasi permintaan terbesar, dan sistem database diparalelkan sendiri, sehingga beban pada database harus seimbang antara server. (Sebuah beban yang tinggi pada satu modul dari database tidak akan mempengaruhi modul lain dari database dalam database terdistribusi.)

4.       Ekonomi - biaya lebih sedikit untuk membuat sebuah jaringan komputer yang lebih kecil dengan kekuatan sebuah komputer tunggal yang besar.

5.       Modularitas - sistem dapat dimodifikasi, ditambahkan dan dihapus dari database didistribusikan tanpa mempengaruhi modul lain (sistem).

Kekurangan pada sistem Desentralisasi :

1.      Keamanan - basis data jauh harus dijamin, dan mereka tidak terpusat sehingga situs remote harus diamankan juga. Infrastruktur juga harus dijamin (misalnya, dengan mengenkripsi jaringan antara situs remote).

2.      Ekonomi - meningkatnya kompleksitas dan infrastruktur yang lebih luas berarti biaya tenaga kerja tambahan.

3.      Teknikal Operasi - Lebih sering mengalami kerusakan dan kendala.

4.      Teknikal Program - Kurangnya ruang pengalamatan, adanya ketidak kompatibilitas.

5.       Adanya sumber daya yang tidak terpakai dan kemungkinan pembengkakan biaya.

Kelebihan sistem Distribusi database :

1.      Pengawasan distribusi dan pengambilan data

Jika beberpa site yg berbeda dihubungkan seorang pemakai yg berada pada satu site dapat mengakses data pada site lain.

Contoh : sistem distribusi pada sebuah bank memungkinkan seorang pemakai pada salah satu cabang dapat mengakses data cabang lain.

2.      Reliability dan availability

Sistem distribusi dapat terus menerus berfungsi dalam menghadapi kegagalan dari site sendiri atau mata rantai komunikasi antar site.

3.      Kecepatan pemrosesan query

Contoh : jika site-site gagal dalam sebuah sistem terdistribusi site lain dapat melanjutkan operasi jika data telah direplikasi pada beberapa site.

4.      Otonomi lokal

Pendistribusian sistem mengijinkan sekelompok individu dalam sebuah perusahaan untuk melatih pengawasan lokal melalui data mereka sendiri. Dengan kemampuan ini dapat mengurangi ketergantungan pada pusat pemrosesan.

5.      Efisiensi dan fleksibe

Data dalam sistem distribusi dapat disimpan dekat dgn titik diman data tersebut dipergunakan. Data dapat secara dinamik bergerak atau disain atau salinan dapat dihapus.

            Kekurangan sistem Distribusi database :

1.      Harga software mahal

Hal ini disebabkan sangat sulit utk membuat sistem database distribusi.

2.      Kemungkinan kesalahan lbh besar

Site-site beroperasi secara paralel sehingga lbh sulit utk menjamin kebenaran dan algoritma. Ada kesalahan mungkin tak dapat diketahui.

3.      Biaya pemrosesan tinggi

Perubahan pesan dan penambahan perhitungan dibutuhkan utk mencapai koordinasi antar site.

Demikianlah beberapa ulasan yang dapat saya tulis mengenai sistem distribusi dalam jaringan informasi, yang dapat membantu kemudahan dalam menggunakan sistem distribusi seacara baik dan benar.

Sekian dan terima kasih.

Abdul Rohman 1157201301

WAHAI IBU

WAHAI IBU

MESKI KULITMU SEMAKIN BERKERIPUT….

TAPI ENGKAU TETAP CANTIK IBUKU…

MESKI KEKUATANMU SEMAKIN LAYU..

TAPI ENGKAU TETAP TEGAR DIMATAKU..

            ENGKAULAH HARAPANKU IBU..

            PELUKANMU ITULAH SELIMUTKU..

            BELAIANMU ITULAH PENYEJUKKU..

IBU..

AKU SANGAT MENCINTAIMU..

SELAMA AKU MASIH ADA DIBUMI INI..

SELAMA ITU PULA AKU MEMBUTUHKAN HADFIRMU DI SISI..

            LEWAT PUISI INI TERIRING DOAKU UNTUKMU..

            KIRANYA TUHAN MENGANUGRAHKAN UMUR PANJANG

            DAN SEHAT SELALU..

SALAM HANGAT DARIKU IBU..

ENGKAU TELAH JADIKAN HIDUPKU TEGAR..

SETEGAR KARANG DIHALAU SAMUDERA..

SERTA TERJANGAN GELOMBANG LAUT..

ENGKAU TELAH TANAMKAN KEIMANAN DALAM

RELUNG JIWAKU..

            ENGKAULAH WAHAI…IBU..

PUISI AYAH

AYAHKU

Disetiap tetes keringatmu..

Di derai lelah nafasmu..

Terisi penuh kasih saying yang luar biasa..

Demi aku kau rela di sengat matahari..

Hujan pun tak dapat membatasi mu..

Untuk aku anakmu..

Di setiap doamu kau haturkan segenap harapan..

            Ayah…

Kan ku jaga setiap nasehatmu..

Di setiap nafas ku..

Di relung hati akan ku hangatkan namamu..

Akan ku korbankan semua impianku..

Hanya untuk menikmati senyumu..

Di ufuk senjamu..

            Ayah…

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN

MANAJEMEN ADMINISTRASI  PERKANTORAN

Makalah ini

Merupakan Tugas Mata Kuliah

MANAJEMEN PERKANTORAN

PENYUSUN

Abdul Rohman             [ 1157201301 ]

Amien Abdul Rahman          [ 1157201303 ]

Andrias Sahrul             [ 1157201306 ]

Andes Mura                  [ 1157201304 ]

Hendris                         [                     ]

Lala Kumalasari          [ 1157201335  ]

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

MERCUSUAR

BEKASI

2014

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………………………………………………………………       3

BAB I

1.      PENDAHULUAN…………………………………………………………….        4

A.    Latar Belakang Masalah…………………………………………………..         4

B.     Tujuan Penulisan………………………………………………………….          5

C.     Batasan Masalah…………………………………………………………..         5

D.    Metode Penulisan………………………………………………………….        5

BAB II

1.      PENGERTIAN ADMINISTRASI……………………………………………        6

A.    Definisi Administrasi……………………………………………………..          6

B.     Unsur-Unsur Administrasi………………………………………………………      6

C.     Macam-Macam Administrasi……………………………………………..          6

BAB III

1. DEFINISI MANAJEMEN……………………………………………………        7
2. HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN………….      7
3. FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN………………...       8

A.    Perencanaan (Planning)…………………………………………………..           8

B.     pengorganisasian (Organizing)…………………………………………..            9

C.     Penggerakan (Motivating)………………………………………………..          10

D.    Pengawasan (Controling)…………………………………………………          10

E.     Penilaian (evaluating)……………………………………………………..          12

BAB IV

            KESIMPULAN………………………………………………………………          13

            DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………..          14

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas Rahmat, Taufiq, dan Hidayah serta Inayah­Nya, Makalah dengan Judul : ”MANAJEMEN ADMISTRASI PERKANTORAN” ini dapat diselesaikan oleh penulis. Dalam hal ini penulis akan membicarakan mengenai Administrasi. Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu persyarataan dalam mendapatkan nilai matakuliah Manajemen Perkantoran Program Sarjana  Komputer Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Mercusuar.

Makalah ini dapat terselesaikan berkat bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-­tingginya kepada :

1. Bapak Ir.Sumpena, selaku Dosen Matakuliah  Sistem informasi Manajemen Perkantoran, yang telah memberikan banyak pengetahuan mengenai Sistem Informasi.
2. Rekan-­rekan Mahasiswa Program Sarjana Semester 6 yang telah memberikan dorongan untuk dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya.

Semoga Allah SWT berkenan memberikan balasan yang sesuai dengan budi baik yang telah mereka berikan. Kami berharap semoga Makalah ini bermanfaat bagi pengembangan pendidikan, terutama di bidang Teknologi Informasi.

Dalam penyusunan makalah ini Kami sadar masih banyak kekurangan,dan Kami mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

BAB I

1. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

            Setiap bentuk organisasi apapun namanya mempunyai suatu tujuan yang dalam hal ini kita sebutkan tujuan pokok atau tujuan utama. Kegiatan ini yang dilakukan untuk mencapai tujuan pokok disebut kegiatan pokok atau kegiatan utama. Masalahnya bagaimana mempertautkan semua jenis kegiatan tersebut agar dapat mendukung tercapainya tugas pokok. Disinilah peranan Administrasi yang aktivitasnya dilaksanakan dengan bantuan berbagai macam pekerjaan kantor (aktivitas kantor).

            Dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kantor perlu adanya peranan pekerjaan kantor agar dapat melancarkan perkembangan Organisasi Kegiatan Kantor sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan. Pusat kegiatan dan pengembangan pekerjaan kantor yang semakin luas dan rumit serta dapat menentukan azas yang paling tepat agar tercapai efektifitas dan efisiensi pekerjaan perkantoran guna meliputi perencanaan sampai penguasaan dalam menyelesaikan kegiatan kantor yang sangat memerlukan bagian kegiatan operatif kantor agar dapat lebih berdaya guna.

Beberapa masalah yang perlu diperhatikan dalam manajemen perkantoran sebagai salah satu unsur dari Administrasi :

1.            Sejauh mana kecakapan individual dapat mendukung ketrampilan yang dibutuhkan untuk keperluan aktivitas pekerjaan kantor.

2.            Seberapa luas materi berbagai mata pelajaran atau bidang studi lain saling berhubungan dengan manajemen perkantoran

3.            Alat ukur mana paling tepat untuk mengetahui tingkat “ketrampilan manajemen perkantoran pada berbagai bentuk organisasi”.

4.            Sampai berapa jauh hubungan atau dukungan dapat mempengaruhi tingkat keberhasilan usaha atau tugas pokok suatu organisasi.

B.  Tujuan Penulisan

1.      Mengetahui segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi kantor.

2.      Menginformasikan ruang lingkup dari keseluruhan pekerjaan perkantoran

3.      Memberikan catatan dan laporan tentang aktivitas kantor

4.      Menyampaikan dengan berbagai cara yang meliputi penyelenggaraan perkantoran

5.      Mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang keperluan yang menyangkut pekerjaan/kegiatan kantor.

6.      Membantu memudahkan tujuan dilakukan kegiatan perkantoran

7.      Meneliti sumber-sumber yang berkaitan erat dengan kegiatan perkantoran

C. Batasan Masalah

            Administrasi merupakan salah satu fungsi dari manajemen perkantoran karena sangat menentukan kelancaran roda organisasi. Fungsi ini mengatur lebih lanjut mengenai wewenang mengetahui kedudukan tugas dan fungsinya yang merupakan suatu kegiatan pembangian tugas menurut sidang atau bagian dari kantor sehingga tak ada pekerjaan yang tertinggal atau berulang kali dikerjakan. Dalam kegiatan ini tertinggal disimpulkan bahwa penggorganisasian meliputi pembagian kerja yang sangat erat hubungan dengan pegawai kantor (personal kantor).

            Personal kantor adalah orang yang melakukan pekerjaan disuatu kantor merupakan unsur yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu kantor bergantung pada orang/personal yang ada di dalamnya kerena unsur lain seperti uang, peralatan, metode, mesin dan pasar tidak ada artinya bila tidak didukung oleh personal kantor yang kompeten/karyawan yang memiliki potensi dalam bekerja di kantor.

D. Metode Penulisan

Metode penulisan ini ditulis melalui diskusi, mencari tahu dari sumber-sumber lain seperti buku dan menghimpun, mencatat serta mengolah catatan sehingga jadi suatu kesatuan yang dapat dipublikasikan.

BAB II

1. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yailu berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

Penjelasan di atas adalah definisi administrasi dalam arti sempit yang masih banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah koran/majalah/tabloid membubuhkan alamatnya dengan “Kantor redaksi Administrasi”. Yang dimaksud oleh lembaga pers di atas tak lain adalah tata usaha. Definisi administrasi terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan keuangan. Misalnya seorang pegawai kantor berucap “bereskan dulu urusan administrasimu” yang dimaksud dengan administrasi oleh si pegawai adalah keuangan. –

1. Definisi administrasi

1. Suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok. negara atau  swasta, militer atau sipil, besar atau kecil dan sebagainya.
2. Perencanaan,   pengorganisasian,   memberikan   komando, koordinasi dan mengadakan pengawasan.
3. Kegiatan suatu kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyeiesaikan tujuan bersama.
4. Bimbingan. kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama.
5. Bekerja menurut tata tertib tata usaha.
6. Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

B. Unsur - Unsur Administrasi

Tampaknya terjadi kontradeksi dalam pengertian administrasi tersebut, tetapi dari uraian-uraian itu dapat ditarik kesimpulan makna yang terkandung dalam administrasi, yaitu :

1. Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih.
2. Adanya organisasi atau wadah kerjasama.
3. Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.
4. Adanya tujuan.
5. Peralatan dan perlengkapan.

C. Macam-Macam Administrasi

Dari segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas dua bagian besar, yaitu administasi negara dan niaga.Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha mencapai tujuan negara. Administrasi niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan/atau jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.

BAB III

1. DEFINISI MANAJEMEN

Definisi manajemen dapat diartikan sebagai berikut:

1. Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran tertentu.
2. Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
3. Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Memahami  berbagai definisi manajemen tersebut dapat ditarik( kesimpulan bahwa pada pokoknya manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain. Dan dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan inti daripada administrasi, karena memang manajemen merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi. Dengan perkataan lain dikatakan bahwa administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan.

Apabila dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua tugas utama, yakni:

1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai.

2. Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.

Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Ungkapan tersebut jelas menunjukan bahwa administrasi lebih luas dari pada manajemen.

2. HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Sebagaimana telah diuraikan di atas, administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang  dikehendaki   dapat  tercapai  bila  ada  orang  yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Keterkaitan di atas dapat dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat adalah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan terlihat intinya yang disebut biji rambutan.

Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya yaitu “Admmistnisi” Kedua dagingnya yaitu “manajemen” selanjutnya adalah bijinya yaitu “kepemimpinan”

3.  FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Telah diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan.

Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang dipergunakan.

Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi managerial” dan “Filsafat Administrasi” fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing)

3. Pemberian Motivasi (Motivating)

4. Pengawasan (Controling)

5. Penilaian (Evaluating)

Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.

A. Perencanaan (Planning)

Planning dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.

Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.

Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu :

a. What(Apa)                           d.  How (Bagaimana)

b. Where (Dimana)                   e.  Who (Siapa)

c. When (Kapan)                      f.   Why (Mengapa)

Pertanyaan tersebut menjadi:

1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?
2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat sumber tenaga kerja.
3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.
4. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
5. Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
6. Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan “mengapa”. Terpenting karena pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.

B. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Definisi   tersebut   menunjukan   bahwa   pengorganisasian merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.

Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang telah ditetapkan.

C. Penggerakan (Motivating)

Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motifasi bekerja kepada para bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi     jika diperlukan.

Pelaksanaan fungsi “Motivating” dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:

1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.
2. Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut.
3. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
4. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
5. Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
6. Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.
7. Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.

D. Pengawasan (Controling)

Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan.

Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.

Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang lain.

Jika seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai prakarsa,

mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.

Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.

Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi , manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:

1 pengawasan langsung (direct control)

2 pengawasan tidak langsung (indirect control)

Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat berbentuk tertulis dan lisan.

Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan yang salah.

Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu.

E. Penilaian (evaluating)

Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:

•• Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.

Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewengan-penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.

KESIMPULAN :

Ø    Administrasi Kantor  adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas keuangan kantor, dimanahasil akhir kegiatan administrasi ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

Ø    Administrasi kantor dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan dan  mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai sasaran perusahaan”.

DAFTAR  PUSTAKA

http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-administrasi-perkantoran.html

wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-administrasi-perkantoran/

http://www.artikelekonomi.net/2011/pengertian-manajemen-perkantoran/

http://bebekaja-funie.blogspot.com/2007/07/informasi-dan-artikel-tips-tentang.html

http://30agustus2003.blogspot.com/2012/04/manajemen-administrasi-perkantoran.html